XLLeaseBlogs van XLLeaseWagenparkbeheer begint bij de autoregeling

Wagenparkbeheer begint bij de autoregeling

Geplaatst op vrijdag 9 mei 2014 door Edwin Talma

Wagenparkbeheer is meer dan alleen auto’s

Als we het hebben over mobiliteitsmanagement, dan omvat dat veel meer dan alleen auto’s. Daarbij horen bijvoorbeeld ook het openbaar vervoer en de fiets. Kijken we naar auto’s dan valt mobiliteit onder wagenparkbeheer.

Bij wagenparkbeheer draait het om het goed stroomlijnen van het volledige proces rondom het wagenpark, in samenwerking met de leasemaatschappij. Dat stroomlijnen doet u door een goede autoregeling in te richten waarin rechten en plichten rondom het gebruik van leaseauto’s door werknemers worden vastgelegd.

De autoregeling in de praktijk

Een goede autoregeling beschrijft de communicatielijnen: lopen deze rechtstreeks van de werknemer richting de leasemaatschappij of gaat dit via de wagenparkbeheerder? Maar ook de mogelijkheden die een werknemer heeft bij de aanschaf van een leaseauto worden in de autoregeling vastgelegd. Wat is het budget en uit welke merken en modellen mag hij kiezen? En in de autoregeling staat natuurlijk welke auto’s absoluut uitgesloten zijn. Misschien cabrio’s, terreinwagens of auto’s met afwijkende kleuren.

Wat ook belangrijk is in de autoregeling, zijn de mogelijke risico’s. Welke kosten vallen buiten het leasecontract? Denk aan bekeuringen. En hoeveel kilometers mag een werknemer privé rijden? Sluit mogelijke risico’s uit in de autoregeling. Als laatste zijn er simpele gebruikershandelingen als olie en koelvloeistof bijvullen. Doet de werknemer dit zelf of is dit inbegrepen bij het leasecontract.

Advies over autoregeling

Als XLLease adviseren we wagenparkbeheerders deze autoregeling heel ‘zwart wit’ in te richten. Vervolgens bepaalt u als wagenparkbeheerder zelf hoe ‘grijs’ u er in de praktijk mee omgaat. Vaak kijkt men per werknemer hoe strak de regels nageleefd worden. Rijdt een bestuurder regelmatig schade, krijgt veel bekeuringen en heeft diezelfde persoon ook nog eens een torenhoog brandstofverbruik? Of zijn het incidenten? Ons advies: kijk naar de excessen en stuur daarop.

Controle op wagenparkbeheer

Iemands rijgedrag haalt u eenvoudig uit het managementrapportagesysteem. In dit managementsysteem wordt namelijk met groene, oranje en rode stoplichten aangegeven hoeveel schades iemand bijvoorbeeld rijdt en hoe het met het onderhoud van de leaseauto staat. Deze rapportages worden periodiek besproken en hier rolt een advies uit waar u als wagenparkbeheerder mee aan de slag kunt om zoveel mogelijk uit uw autoregeling te halen.